Veertiendagenbrief: de eisen waarop incassokosten sneuvelen

Van een consument mag u pas buitengerechtelijke incassokosten vorderen nadat u een correcte veertiendagenbrief heeft gestuurd (art. 6:96 lid 6 BW). De twee eisen waarop het in de praktijk misgaat: de termijn van veertien dagen begint pas te lopen op de dag nadat de brief is bezorgd, en de brief moet het exacte bedrag aan incassokosten noemen. Ontbreekt een van beide, dan zijn de kosten niet verschuldigd.

Wat de Hoge Raad in 2016 besliste

In het arrest van 25 november 2016 is uitgemaakt dat de schuldenaar hoe dan ook de volle veertien dagen moet krijgen om zonder kosten te betalen. Gevolg: een brief die spreekt van "binnen 14 dagen na dagtekening" of "binnen 14 dagen na verzending" hanteert een te korte termijn en is ondeugdelijk. De juiste formulering luidt: binnen veertien dagen, te rekenen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd.

Uit hetzelfde arrest volgt dat de bewijslast van de ontvangst — en dus van het startmoment — bij de schuldeiser ligt. Aangetekend versturen, of in elk geval verzendbewijs bewaren.

De staffel: wat mag u rekenen

De hoogte ligt vast in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. U mag er niet van afwijken:

Deel van de hoofdsom	Percentage
eerste € 2.500	15%
volgende € 2.500	10%
volgende € 5.000	5%
volgende € 190.000	1%
daarboven	0,5%

Met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Enkele uitkomsten:

Hoofdsom	Incassokosten
€ 100	€ 40,00 (minimum)
€ 1.000	€ 150,00
€ 2.500	€ 375,00
€ 5.000	€ 625,00
€ 10.000	€ 875,00

Een te hoog bedrag noemen is niet zonder gevolg: het bedrag in de brief moet kloppen met de staffel, anders voldoet de brief niet aan de eis dat de schuldenaar weet waar hij aan toe is.

Btw: alleen als u die niet kunt verrekenen

Bent u btw-plichtig en kunt u de btw verrekenen, dan mag u geen btw over de incassokosten in rekening brengen. Kunt u dat niet — een particulier, een vrijgestelde ondernemer — dan mag de btw erbij, mits u dat in de brief vermeldt. Bij € 1.850 hoofdsom is dat € 277,50 aan kosten, of € 335,77 inclusief 21% btw.

Vijf dingen die de brief kosten

1. De verkeerde termijnformulering. "Na dagtekening" is de klassieker.
2. Geen bedrag genoemd, of alleen "de wettelijke incassokosten".
3. Te vroeg factureren. De kosten ontstaan pas ná afloop van de volle veertien dagen. Wie op dag tien al een incassobureau inschakelt, heeft geen aanspraak op de kosten.
4. Meerdere veertiendagenbrieven voor dezelfde vordering, met verschillende termijnen of bedragen. Eén brief per vordering.
5. Geen bewijs van bezorging — waarna de rechter niet kan vaststellen wanneer de termijn liep.

Voor ondernemers geldt iets anders

De veertiendagenbrief is consumentenbescherming. Is uw debiteur een onderneming, dan zijn incassokosten verschuldigd zodra het verzuim intreedt, en gelden bovendien de wettelijke handelsrente van art. 6:119a BW en wat uw algemene voorwaarden of de overeenkomst over kosten bepalen. Tegenover een consument vordert u de gewone wettelijke rente van art. 6:119 BW.

Rente, verzuim en verjaring

Rente loopt pas vanaf het verzuim, en verzuim ontstaat in de regel pas na een ingebrekestelling met een redelijke termijn (art. 6:82 BW) — tenzij een fatale termijn was afgesproken of nakoming blijvend onmogelijk is (art. 6:83 BW).

Let ook op de verjaring: een vordering uit overeenkomst verjaart doorgaans na vijf jaar (art. 3:307 BW; art. 3:308 BW voor rente en periodieke betalingen). Een brief stuit die verjaring alleen als daarin ondubbelzinnig het recht op nakoming wordt voorbehouden (art. 3:317 BW).

Stuur de brief die standhoudt

Onze veertiendagenbrief zet de door de Hoge Raad geëiste formulering vast — geen invulveld waar het misgaat —, berekent de incassokosten volgens de staffel, voegt btw alleen toe wanneer u die niet kunt verrekenen, en blokkeert de brief als uw debiteur een onderneming is.

→ Aanmaning (veertiendagenbrief) · Ingebrekestelling

Gerelateerd: ingebrekestelling: wanneer verzuim intreedt.