Ontslagbrief van de werkgever: waarom een brief op zichzelf geen ontslag is

"Ontslagbrief werkgever" betekent twee verschillende dingen, en het loont om eerst vast te stellen welke je bedoelt.

• De brief waarmee een werkgever een werknemer ontslaat. Daar gaat dit stuk over.
• De brief waarmee een werknemer zelf opzegt, gericht aan de werkgever. Dat is een ontslagname. Ga dan naar wat er in een ontslagbrief moet — dat is een heel andere brief met heel andere regels.

Voor de eerste betekenis geldt iets wat veel werkgevers verrast: in Nederland ontslaat een brief niemand. Het Nederlandse ontslagrecht is preventief. Voordat een werkgever een vast contract mag opzeggen, moet er al toestemming of overeenstemming liggen. De brief legt die beëindiging vast — hij bewerkstelligt hem niet.

De vier routes naar een rechtsgeldig ontslag

Een werkgever kan een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd alleen beëindigen langs een van deze wegen:

1. Toestemming van het UWV. Voor twee gronden: bedrijfseconomische redenen of bedrijfssluiting (de a-grond), en langdurige arbeidsongeschiktheid waarbij herstel niet tijdig aannemelijk is (de b-grond, in de praktijk na 104 weken).
2. Ontbinding door de kantonrechter. Voor de gronden c tot en met i: frequent ziekteverzuim, disfunctioneren, verwijtbaar handelen, gewetensbezwaren, een verstoorde arbeidsverhouding, andere omstandigheden, en de i-grond — de cumulatiegrond, waarmee twee of meer op zichzelf onvoldoende gronden samen alsnog voldoende kunnen zijn. Wordt op de i-grond ontbonden, dan kan de rechter een extra vergoeding toekennen van ten hoogste de helft van de transitievergoeding.
3. Schriftelijke instemming van de werknemer met de opzegging.
4. Een vaststellingsovereenkomst — beëindiging met wederzijds goedvinden. Verreweg de meest gebruikte route in de praktijk, en de enige waarlangs de werknemer doorgaans zijn WW-rechten behoudt.

Daarbuiten bestaan er een paar situaties waarin geen voorafgaande toestemming nodig is: opzegging tijdens de proeftijd, ontslag op staande voet wegens een dringende reden, en beëindiging bij het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd. Aan ontslag op staande voet worden zware eisen gesteld en het gaat in de rechtspraak vaak mis; het is geen kortere route, het is een risicovollere.

Het aflopen van een tijdelijk contract is geen ontslag. Daar hoort wel een aanzegging bij: bij een contract van zes maanden of langer moet de werkgever uiterlijk één maand voor de einddatum schriftelijk laten weten of het contract wordt voortgezet en zo ja, onder welke voorwaarden. Die aanzegbrief wordt vaak verward met een ontslagbrief. Hij is het niet, en het verzuim ervan kost een vergoeding van maximaal een maandsalaris.

Wat er gebeurt als de werkgever tóch alleen een brief stuurt

Zegt een werkgever op zonder de vereiste toestemming of instemming, dan is die opzegging aantastbaar. De werknemer kan de kantonrechter vragen de opzegging te vernietigen — dan heeft het ontslag nooit bestaan en loopt het dienstverband gewoon door, met loondoorbetaling. In plaats daarvan kan de werknemer ook kiezen voor een billijke vergoeding, naast de transitievergoeding.

Daar zit een harde termijn op: het verzoek moet binnen twee maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter liggen (artikel 7:681 BW). Voor de werknemer betekent dat: niet afwachten. Voor de werkgever betekent het dat een "goedkoop" ontslag per brief maandenlang een openstaand risico is dat aanzienlijk duurder uitpakt dan de procedure die werd overgeslagen.

Let ook op de opzegverboden: tijdens ziekte en tijdens zwangerschap en bevallingsverlof geldt in beginsel een verbod op opzegging. Dat staat los van de vraag of er een redelijke grond is.

Wat er in de brief hoort als de toestemming er wél ligt

Pas op dit punt is een ontslagbrief zinvol. Wat erin moet:

1. De gegevens van beide partijen en de datum van de brief.
2. De grondslag — verwijs concreet naar de UWV-toestemming met kenmerk en datum, naar de beschikking van de kantonrechter, of naar de schriftelijke instemming.
3. De ondubbelzinnige opzegging en de einddatum van het dienstverband, als concrete datum.
4. De opzegtermijn die wordt aangehouden. Bij een UWV-route mag de proceduretijd van de opzegtermijn worden afgetrokken, maar er moet ten minste één maand overblijven.
5. De transitievergoeding — verschuldigd vanaf de eerste werkdag, met het bedrag en het moment van betaling.
6. De eindafrekening: niet-genoten vakantiedagen, vakantiegeld, eventuele bonus.
7. Het getuigschrift, en of dat automatisch of op verzoek wordt verstrekt.
8. Praktische afspraken: vrijstelling van werk, inleveren van bedrijfseigendommen, en of een concurrentie- of relatiebeding wordt gehandhaafd of prijsgegeven.

Verstuur aangetekend of laat voor ontvangst tekenen. De opzegtermijn loopt vanaf ontvangst, en dat is precies het punt waarop discussies later stuklopen.

Ook hier geldt: er wordt opgezegd tegen het einde van de kalendermaand, tenzij schriftelijk een andere dag is afgesproken. Reken de einddatum na — zie de opzegtermijnen op een rij.

Een ontslagbrief intrekken

Ook dit heeft twee kanten, en ze werken verschillend.

Heeft de werknemer ingestemd of getekend? Dan geldt een wettelijke bedenktijd van veertien dagen. Binnen die termijn kan de werknemer de instemming of de vaststellingsovereenkomst zonder opgaaf van reden ongedaan maken, en dan wordt de overeenkomst geacht nooit te hebben bestaan. De werkgever is verplicht de werknemer schriftelijk op die bedenktijd te wijzen; doet hij dat niet, dan wordt de termijn eenentwintig dagen. Het inroepen is vormvrij — een e-mail volstaat — en het recht kan niet worden weggecontracteerd.

Heeft de werknemer zelf opgezegd en wil hij daarop terugkomen? Dat is lastiger. Opzegging is een eenzijdige rechtshandeling en werkt in beginsel zodra zij de werkgever bereikt. Daar staat tegenover dat de rechtspraak eist dat de opzegging duidelijk en ondubbelzinnig is: de werknemer moet werkelijk hebben gewild wat de verklaring betekent. Bij een opzegging in een emotionele bui, bij taalproblemen of bij een werknemer die de gevolgen — het verlies van WW-rechten — kennelijk niet overzag, rust op de werkgever een onderzoeksplicht. Die moet nagaan of het echt zo bedoeld was voordat hij de werknemer eraan houdt. Een werkgever die een impulsieve "ik stop ermee" meteen accepteert en dichttimmert, staat zwak.

Voor werkgevers, kort

Het loont bijna altijd om eerst te onderzoeken of een vaststellingsovereenkomst haalbaar is. De UWV- en rechterroutes kosten maanden, en de rechter toetst inhoudelijk: een dossier dat niet op orde is, houdt geen stand. Zorg dat dossiervorming, verbetertrajecten en waarschuwingen op papier staan lang voordat de vraag naar een ontslagbrief opkomt.

Bij ontslag van meerdere werknemers om bedrijfseconomische redenen gelden bovendien afspiegeling en, boven een bepaald aantal, de Wet melding collectief ontslag. Laat die routes begeleiden.

Voor werknemers, kort

Kreeg je een ontslagbrief zonder dat er een UWV-beslissing, een rechterlijke beschikking of jouw eigen handtekening aan ten grondslag lag? Teken niets en berust nergens in. Laat de brief bekijken — door een jurist, je vakbond of het Juridisch Loket — en let op de termijn van twee maanden. Teken je een vaststellingsovereenkomst, dan heb je daarna nog veertien dagen om erop terug te komen.

Zelf opzeggen als werknemer

Zeg je zelf op, dan is dit de brief die je nodig hebt: ondubbelzinnige opzegging, een concrete einddatum, de opzegtermijn en het verzoek om de eindafrekening en een getuigschrift.

→ Ontslagname-brief

Lees ook: mag een opzegtermijn van twee maanden? · een ontslagbrief in het Engels