Veertiendagenbrief: de eisen waarop incassokosten sneuvelen

Wat de Hoge Raad in 2016 besliste

In het arrest van 25 november 2016 is uitgemaakt dat de schuldenaar hoe dan ook de volle veertien dagen moet krijgen om zonder kosten te betalen. Een brief die spreekt van veertien dagen na dagtekening of na verzending hanteert dus een te korte termijn en is ondeugdelijk.

De juiste formulering luidt: binnen veertien dagen, te rekenen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd. Uit hetzelfde arrest volgt dat de bewijslast van de ontvangst bij de schuldeiser ligt.

De staffel: wat u mag rekenen

De hoogte ligt vast in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten en u mag er niet van afwijken: 15 procent over de eerste 2.500 euro, 10 procent over de volgende 2.500 euro, 5 procent over de volgende 5.000 euro, 1 procent over de volgende 190.000 euro en 0,5 procent over het meerdere.

Het minimum is 40 euro en het maximum 6.775 euro. Bij een hoofdsom van 1.000 euro is dat 150 euro, bij 5.000 euro 625 euro en bij 10.000 euro 875 euro. Een te hoog bedrag noemen maakt de brief ondeugdelijk: het genoemde bedrag moet kloppen met de staffel.

1. 1.Controleer of de debiteur een consument is — voor ondernemingen gelden andere regels.
2. 2.Bereken de incassokosten volgens de staffel en rond niet af naar boven.
3. 3.Voeg alleen btw toe als u die niet kunt verrekenen, en vermeld dat in de brief.
4. 4.Gebruik de formulering die vanaf de dag na bezorging telt.
5. 5.Verstuur aangetekend en bewaar het verzendbewijs.
6. 6.Bereken de kosten pas na afloop van de volle veertien dagen.

Btw: alleen als u die niet kunt verrekenen

Bent u btw-plichtig en kunt u de btw verrekenen, dan mag u geen btw over de incassokosten in rekening brengen. Kunt u dat niet — een particulier, een vrijgestelde ondernemer — dan mag de btw erbij, mits u dat in de brief vermeldt.

Bij 1.850 euro hoofdsom is dat 277,50 euro aan kosten, of 335,77 euro inclusief 21 procent btw.

Vijf dingen die de kosten kosten

De verkeerde termijnformulering. Geen bedrag genoemd, of alleen een verwijzing naar de wettelijke incassokosten. Te vroeg factureren: de kosten ontstaan pas ná afloop van de volle veertien dagen.

Meerdere veertiendagenbrieven voor dezelfde vordering, met verschillende termijnen of bedragen. En geen bewijs van bezorging, waarna de rechter niet kan vaststellen wanneer de termijn liep.

Let ten slotte op de verjaring: een vordering uit overeenkomst verjaart doorgaans na vijf jaar, en stuiting vereist een schriftelijke mededeling met ondubbelzinnig voorbehoud van het recht op nakoming (art. 3:317 BW).