Arbeitszeugnis in der Schweiz: Art. 330a OR, Notenstufen und die Grenzen des Zulässigen

Vollzeugnis, Arbeitsbestätigung, Zwischenzeugnis: die Richtung stimmt anders als in Deutschland

Art. 330a OR hat zwei Absätze, und ihre Reihenfolge ist der ganze Unterschied. Absatz 1 schuldet das Vollzeugnis: Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie Leistungen und Verhalten. Absatz 2 lautet, dass sich das Zeugnis „auf besonderes Verlangen des Arbeitnehmers“ auf Angaben über Art und Dauer zu beschränken hat. Die Arbeitsbestätigung ist also die Ausnahme, und sie steht allein der arbeitnehmenden Person zu. Eine Arbeitgeberin, die von sich aus nur eine Bestätigung ausstellt, hat den Anspruch nicht erfüllt.

Deutschland regelt dasselbe Gefälle umgekehrt: dort ist das einfache Zeugnis der gesetzliche Mindestinhalt, und die Beurteilung von Leistung und Verhalten kommt auf Verlangen der arbeitnehmenden Person hinzu. Wer eine deutsche Vorlage übernimmt, übernimmt deshalb die falsche Grundeinstellung.

Das Zwischenzeugnis braucht in der Schweiz keinen besonderen Anlass. Es folgt direkt aus dem Wort „jederzeit“ in Art. 330a Abs. 1 OR: der Anspruch besteht während des laufenden Arbeitsverhältnisses genauso wie danach. Ein berechtigtes Interesse — Vorgesetztenwechsel, interne Bewerbung, bevorstehende Beendigung — muss nicht dargelegt werden, auch wenn es in der Praxis oft genannt wird. Wer ein Zwischenzeugnis erteilt hat, bindet sich allerdings: das spätere Schlusszeugnis darf ohne sachlichen Grund nicht schlechter ausfallen.

Für Lernende gilt nicht Art. 330a OR, sondern Art. 346a OR — und dort kehrt sich die Grundregel wieder um: Pflichtinhalt sind die erlernte Berufstätigkeit und die Dauer der Berufslehre, und nur auf Verlangen der lernenden Person oder ihrer gesetzlichen Vertretung spricht sich das Lehrzeugnis auch über Fähigkeiten, Leistungen und Verhalten aus.

Art. 330a OR steht in der Liste von Art. 362 OR. Von der Bestimmung darf durch Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag nicht zuungunsten der arbeitnehmenden Person abgewichen werden; eine Klausel, die das Zeugnis wegbedingt oder auf eine Bestätigung verkürzt, ist unwirksam. Art. 341 Abs. 1 OR sperrt einen Verzicht zusätzlich während des Arbeitsverhältnisses und einen Monat darüber hinaus.

Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit, Wohlwollen — in dieser Rangordnung

Die Schweizer Praxis fasst die inhaltlichen Anforderungen in vier Begriffe: das Zeugnis muss wahr, klar, vollständig und wohlwollend sein. Zwischen den letzten beiden und dem ersten besteht ein festes Rangverhältnis. Das Bundesgericht formuliert es so, dass das Zeugnis einerseits das wirtschaftliche Fortkommen fördern soll, der künftigen Arbeitgeberin andererseits aber ein möglichst getreues Abbild von Leistung und Verhalten zu geben hat; das Wohlwollen findet seine Grenze an der Wahrheitspflicht (BGE 136 III 510 E. 4.1).

Daraus folgt die Vollständigkeit als eigenständige Pflicht: wesentliche negative Tatsachen, die für die Gesamtbeurteilung erheblich sind, dürfen nicht unterdrückt werden. Nebensächlichkeiten — eine einmalige Verspätung, eine einzelne Reiberei — gehören dagegen nicht hinein. Ein Gefälligkeitszeugnis ist kein harmloses Entgegenkommen; es kann eine Haftung gegenüber der nächsten Arbeitgeberin auslösen.

Die Klarheit ist der Punkt, an dem die Codes scheitern. Ein Zeugnis muss aus sich heraus verständlich sein, auch für eine Leserin, die die Branchenkonventionen nicht kennt. Formulierungen, die den Eingeweihten eine zweite, gegenteilige Botschaft übermitteln, sind unzulässig. Das SECO hält in seiner FAQ zum privaten Arbeitsrecht die Unzulässigkeit zweideutiger Formulierungen und der Verwendung von Zeugniscodes ausdrücklich fest.

Anders als Deutschland hat die Schweiz dafür keine eigene Verbotsnorm. § 109 Abs. 2 Satz 2 der deutschen Gewerbeordnung verbietet verdeckte Zeichen mit dürren Worten; das schweizerische Recht kommt über das Klarheitsgebot zu Art. 330a OR, über die Pflicht zum Schutz der Persönlichkeit nach Art. 328 OR und über das Verbot des Rechtsmissbrauchs nach Art. 2 Abs. 2 ZGB zum selben Ergebnis. Wer sich auf eine Norm berufen will, beruft sich also auf die Praxis zu Art. 330a OR, nicht auf einen Gesetzessatz.

1. 1.Zeugnisart festlegen: Vollzeugnis, Zwischenzeugnis oder — nur auf Verlangen der beurteilten Person — Arbeitsbestätigung.
2. 2.Funktion, Pensum und Aufgaben vollständig und konkret beschreiben; das Pensum gehört in der Schweiz ins Zeugnis.
3. 3.Note je Beurteilungsbereich festlegen und prüfen, ob die Bereiche zueinander passen.
4. 4.Verhaltensbeurteilung in der Reihenfolge Vorgesetzte, Mitarbeitende, Kolleginnen und Kollegen, Kunden formulieren.
5. 5.Beendigungsgrund nur mit Einverständnis der beurteilten Person aufnehmen.
6. 6.Auf Geschäftspapier ausfertigen, von einer zeichnungsberechtigten Person unterschreiben lassen, auf den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses datieren.

Die Zufriedenheitsskala — und wo sie von der deutschen abweicht

Die Schlussbeurteilung folgt auch in der Schweiz einer Formelreihe. „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ steht für sehr gut, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ für gut, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ für befriedigend. Entscheidend sind zwei Wörter: das „stets“ und das „vollen“. Ihr Fehlen ist die Note.

Auf der vierten Stufe trennen sich die Wege. In der Schweizer Lesart bedeutet „stets zu unserer Zufriedenheit“ noch genügend, während „zu unserer Zufriedenheit“ bereits als knapp genügend gilt. Darunter beginnt der verschlüsselte Bereich: „im Grossen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ ist die verdeckte Form der Note ungenügend, „hat sich bemüht“ ihre offene Verneinung im Codegewand. Beide Wendungen darf ein Zeugnis nicht enthalten — nicht weil sie zu hart wären, sondern weil sie verdeckt sind. Wer ungenügend bewerten will, schreibt es im Klartext.

Ein Beweislastsatz wie das deutsche Urteil, wonach die arbeitnehmende Person die Tatsachen für eine bessere Schlussbeurteilung als „zur vollen Zufriedenheit“ vortragen und beweisen muss, fehlt in dieser Schärfe. Der schweizerische Ansatzpunkt ist ein anderer: es gibt schon keinen Anspruch auf einen bestimmten Wortlaut. Die Formulierung wählt die Arbeitgeberin (BGE 129 III 177 E. 3.2; Urteil 4A_432/2009 vom 10. November 2009 E. 3.1). Der Streit geht deshalb selten um ein einzelnes Adverb, sondern darum, ob die Beurteilung insgesamt wahr und vollständig ist.

Ebenso wenig besteht ein gesetzlicher Anspruch auf Dank, Bedauern und Zukunftswünsche (Urteil 4C.36/2004 vom 8. April 2004 E. 5). In Schweizer Zeugnissen steht die Schlussformel gleichwohl fast immer, und ihr Fehlen wird als Warnzeichen gelesen. Man kann darum bitten, nicht darauf klagen.

Krankheit, Abwesenheiten und was sonst nicht ins Zeugnis gehört

Hier weicht die Schweiz am deutlichsten von der deutschen Praxis ab. In Deutschland gilt die Faustregel, dass Krankheitszeiten in einem Zeugnis nichts verloren haben. In der Schweiz ist eine Krankheit im Zeugnis zu erwähnen, wenn sie die Eignung zur Erfüllung der bisherigen Aufgabe in Frage stellte und deshalb einen sachlichen Grund für die Auflösung des Arbeitsverhältnisses bildete — oder wenn sie das Arbeitsverhältnis über längere Zeit tatsächlich unterbrochen hat und das Weglassen ein falsches Bild ergäbe (BGE 136 III 510).

Die Kehrseite gilt genauso streng: eine ausgeheilte Krankheit ohne Einfluss auf Leistung und Verhalten darf nicht erwähnt werden. Wo eine Erwähnung nötig ist, bleibt sie allgemein — Zeitraum und der Hinweis auf gesundheitliche Gründe genügen. Diagnosen gehören nie ins Zeugnis; Art. 328b OR erlaubt der Arbeitgeberin nur die Bearbeitung von Daten, welche die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind.

Nicht ins Zeugnis gehören ferner: Betreibungen, Lohnpfändungen und Verlustscheine; Aufenthaltsstatus, Nationalität und Konfession; Engagement in der Gewerkschaft oder in der Personalkommission, ausser die beurteilte Person wünscht es ausdrücklich; Verwarnungen, Verdachtsmomente und hängige Verfahren. Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub sowie Dienstabwesenheiten nur dann, wenn sie das Arbeitsverhältnis über einen erheblichen Zeitraum unterbrochen haben — und nie als Wertung; eine Kündigung wegen obligatorischen Dienstes wäre nach Art. 336 Abs. 1 lit. e OR missbräuchlich.

Ein zweites, subtileres Problem ist das beredte Schweigen. Fehlt in einem Vollzeugnis die Verhaltensbeurteilung, fehlt in der Aufzählung die Gruppe der Vorgesetzten, oder steht bei einer Kassiererin nichts zur Ehrlichkeit, wo sonst etwas stünde, liest die Empfängerin die Lücke als Aussage. Die Verhaltensbeurteilung gehört deshalb immer in der Reihenfolge Vorgesetzte, unterstellte Mitarbeitende, Kolleginnen und Kollegen, Kunden in den Text — jede Umstellung gilt als Signal.

Form, Unterschrift und die Frage nach dem digitalen Zeugnis

Art. 330a OR schreibt keine Form vor, und nach Art. 11 Abs. 1 OR bedarf es einer besonderen Form nur, wo das Gesetz sie verlangt. Damit ist die schweizerische Ausgangslage eine andere als die deutsche, wo § 109 Abs. 1 Satz 1 GewO die Schriftform ausdrücklich anordnet. Praxis und Lehre nehmen gleichwohl an, dass die arbeitnehmende Person ein unterzeichnetes Zeugnis verlangen kann — ein unsigniertes Blatt ist im Bewerbungsverfahren nichts wert.

Für die Unterschrift gilt Art. 14 OR: sie ist eigenhändig zu schreiben. Gleichgestellt ist ihr nach Art. 14 Abs. 2bis OR die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur. Eine eingescannte, kopierte oder gedruckte Unterschrift genügt in keinem Fall.

Ob eine Arbeitgeberin das Zeugnis rein digital ausstellen darf, ist umstritten. Die ältere Lehre leitet aus der Verkehrsüblichkeit einen Anspruch auf ein Papierexemplar mit eigenhändiger Unterschrift ab; neuere Stimmen halten die qualifizierte elektronische Signatur für ausreichend und wollen der arbeitnehmenden Person höchstens das Recht geben, zusätzlich ein Papierexemplar zu verlangen. Der pragmatische Weg: digital signieren, wenn die beurteilte Person einverstanden ist, und auf Wunsch ein unterschriebenes Papierexemplar nachreichen.

In der Schweiz unterschreiben häufig zwei Personen — die direkt vorgesetzte Person zusammen mit der Personalabteilung. Massgebend ist die Zeichnungsberechtigung nach Handelsregistereintrag. Unterschreibt jemand auf gleicher oder tieferer Stufe als die beurteilte Person, entwertet das den Inhalt.

Das Zeugnis wird in der Sprache ausgestellt, die am Arbeitsort massgebend ist. In einem viersprachigen Land ist das keine Formalie: ein deutschsprachiges Zeugnis für eine Stelle in der Romandie wird gelesen, aber die feinen Abstufungen der Zeugnissprache überstehen eine Übersetzung selten unbeschadet. Wer ein Zeugnis übersetzen lässt, lässt es fachlich übersetzen, nicht maschinell.

Wenn das Zeugnis fehlt oder zu schlecht ausfällt

Der Anspruch wird mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig (Art. 339 Abs. 1 OR) und ist ohne Verzug zu erfüllen. Das Zeugnis darf nicht als Druckmittel zurückgehalten werden — etwa bis zur Rückgabe von Arbeitsmitteln oder bis zur Unterzeichnung einer Saldoquittung. Scheitert eine Bewerbung an der Verzögerung, kommt Schadenersatz in Betracht.

Der erste Schritt ist eine schriftliche Aufforderung mit Frist. Bleibt sie erfolglos, folgt in der Regel das Schlichtungsverfahren und danach die Klage auf Ausstellung oder Berichtigung. Bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten bis zu einem Streitwert von 30 000 Franken werden nach Art. 114 lit. c ZPO keine Gerichtskosten erhoben; das senkt die Hürde erheblich.

Zur Frist herrschte lange Unsicherheit: gilt die allgemeine Zehnjahresfrist von Art. 127 OR oder die fünfjährige Frist von Art. 128 Ziff. 3 OR für Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis? Das Bundesgericht hat die Frage mit Urteil 4A_295/2020 vom 28. Dezember 2020 entschieden: die Zeugnisforderung hat zwar vermögensrechtlichen Charakter, ist aber keine Forderung für geleistete Arbeit, und Art. 128 OR ist als Ausnahmebestimmung eng auszulegen. Es bleibt bei zehn Jahren ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Diese zehn Jahre sind kein Freibrief. Wer bewusst zuwartet, bis die vorgesetzte Person das Unternehmen verlassen hat und keine Unterlagen mehr vorliegen, muss mit dem Einwand des Rechtsmissbrauchs rechnen — und steht dann ohne Zeugnis da. Wer sein Zeugnis will, fordert es zeitnah und schriftlich an.

Ein eigener Formulierungsvorschlag ist dabei üblich und zulässig; viele Arbeitgeberinnen übernehmen ihn weitgehend, weil er Arbeit spart. Was nicht geht: ein Schriftstück herstellen, das aussieht, als habe die Arbeitgeberin es bereits ausgestellt und unterschrieben. Das ist keine Grauzone. Art. 252 StGB stellt die Fälschung von Zeugnissen und Bescheinigungen in der Absicht, sich oder einem andern das Fortkommen zu erleichtern, unter Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe — und wer damit über die Erleichterung des Fortkommens hinaus täuscht, landet bei Art. 251 StGB mit bis zu fünf Jahren. Ein Entwurf bleibt ein Entwurf, bis die Arbeitgeberin unterschreibt.