§ 109 GewO: der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis — einfach, qualifiziert, elektronisch

§ 109 GewO gibt jedem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Pflichtinhalt sind mindestens Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis); auf Verlangen erstreckt es sich zusätzlich auf Leistung und Verhalten (qualifiziertes Zeugnis). Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Form erlaubt, wenn der Arbeitnehmer einwilligt — vorher war sie ausdrücklich ausgeschlossen.

Der Wortlaut, Absatz für Absatz

(1) Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.

(2) Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

(3) Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden.

Einfach oder qualifiziert: das Wahlrecht liegt beim Arbeitnehmer

Der gesetzliche Mindestinhalt ist das einfache Zeugnis: Art und Dauer der Tätigkeit. Ein bloßer Berufstitel genügt dafür nicht — „Art der Tätigkeit“ verlangt eine Beschreibung dessen, was tatsächlich gemacht wurde, nicht die Bezeichnung der Stelle.

Das qualifizierte Zeugnis kommt nur auf Verlangen hinzu. Das Verlangen ist an keine Form gebunden, sollte aber schriftlich erklärt werden. Umgekehrt gilt: Der Arbeitgeber darf nicht von sich aus auf das einfache Zeugnis zurückfallen, wenn Leistung und Verhalten verlangt sind.

Praktisch ist die Wahl in fast allen Fällen entschieden: Wer nach Jahren im Betrieb nur eine Tätigkeitsbescheinigung vorlegt, wird im Bewerbungsgespräch gefragt, warum. Das einfache Zeugnis ist selbst ein Signal.

Sonderfall Ausbildung: Für Auszubildende gilt nicht § 109 GewO, sondern § 16 BBiG. Pflichtinhalt sind dort Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie die erworbenen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten; Angaben zu Verhalten und Leistung nur auf Verlangen.

Sonderfall freie Dienstverhältnisse: § 630 BGB regelt das Zeugnis beim dauernden Dienstverhältnis parallel und verweist für Arbeitnehmer auf § 109 GewO.

Wahrheit vor Wohlwollen

Zwei Pflichten stehen nebeneinander, und ihr Rangverhältnis ist geklärt:

• Wahrheitspflicht. Das Zeugnis muss zutreffen. Ein Gefälligkeitszeugnis ist kein harmloses Entgegenkommen — es kann Schadensersatzansprüche des neuen Arbeitgebers auslösen.
• Pflicht zum verständigen Wohlwollen. Das Zeugnis darf das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren. Einmalige Vorfälle, Bagatellen und persönliche Abrechnungen gehören nicht hinein.

Wo beides kollidiert, geht die Wahrheit vor. Das ist der Grund, warum eine unterdurchschnittliche Bewertung zulässig ist — sie muss nur belegbar und im Klartext formuliert sein.

Nicht ins Zeugnis gehören dagegen: Krankheitszeiten, Schwerbehinderung, Betriebsrats- oder Gewerkschaftstätigkeit, Abmahnungen, Verdachtsmomente und laufende Verfahren. Elternzeit, Mutterschutz oder Pflegezeit nur dann, wenn sie das Arbeitsverhältnis über einen erheblichen Zeitraum tatsächlich unterbrochen haben und das Weglassen den Leser in die Irre führen würde.

Die Änderung 2025: elektronische Form erlaubt statt verboten

Das ist der Punkt, an dem die meisten Ratgeberseiten noch die alte Fassung wiedergeben.

Alte Fassung von § 109 Abs. 3 GewO: „Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“

Geltende Fassung: „Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden.“

Geändert hat das das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323, ausgegeben am 29. Oktober 2024, Artikel 36 Nummer 3). In Kraft getreten ist die Neufassung nach Artikel 74 Absatz 1 dieses Gesetzes am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals — also am 1. Januar 2025. Parallel wurde § 630 Satz 3 BGB im selben Gesetz (Artikel 14 Nummer 12) wortgleich neu gefasst.

Zwei Bedingungen bleiben, und beide werden regelmäßig übersehen:

1. Die Einwilligung der beurteilten Person. Ohne sie bleibt es beim Papierzeugnis. Der Arbeitnehmer kann ein digitales Zeugnis also nicht aufgedrängt bekommen.
2. Elektronische Form heißt § 126a BGB, also eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein eingescanntes und per E-Mail versandtes PDF ist Textform nach § 126b BGB und erfüllt den Anspruch aus § 109 GewO nicht — auch dann nicht, wenn ein Unterschriftsbild eingefügt ist.

Für Papierzeugnisse gilt weiterhin die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Ein Faksimile genügt nicht. Verwendet das Unternehmen im Geschäftsverkehr üblicherweise Firmenbögen, ist das Zeugnis in der Regel auf einem solchen Bogen auszustellen.

Ein praktischer Nachteil der elektronischen Form: Der Signaturzeitpunkt ist technisch sichtbar. Soll ein berichtigtes Zeugnis das ursprüngliche Ausstellungsdatum tragen, ist Papier der sichere Weg.

Wann, und was bei Verzögerung gilt

Der Anspruch entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und ist unverzüglich zu erfüllen. Das Zeugnis darf nicht als Druckmittel zurückgehalten werden — nicht bis zur Rückgabe des Dienstwagens, nicht bis zur Unterschrift unter eine Ausgleichsquittung. Scheitert eine Bewerbung nachweislich an der Verzögerung, kommt Schadensersatz in Betracht.

Zwei Fristen sind zu beachten: tarif- oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen können den Anspruch binnen weniger Monate verfallen lassen, und ein sehr spät geltend gemachter Zeugnisanspruch kann verwirkt sein. Wer sein Zeugnis will, fordert es zeitnah und schriftlich an.

Das Zwischenzeugnis steht übrigens nicht in § 109 GewO — dazu Zwischenzeugnis anfordern.

Zeugnis nach § 109 GewO erstellen

Unser Generator führt beide Zeugnisarten getrennt: das einfache Zeugnis mit Art und Dauer der Tätigkeit und das qualifizierte mit Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, dazu das Zwischenzeugnis im Präsens. Er blockiert ein qualifiziertes Zeugnis ohne Tätigkeitsbeschreibung, prüft Ihre Freitexte auf verdeckte Zeichen im Sinne von § 109 Abs. 2 Satz 2 GewO und weist Sie auf die Voraussetzungen der elektronischen Form (§ 126a BGB) hin. Ausgegeben wird ein unsignierter Entwurf zur Prüfung und Unterschrift durch den Arbeitgeber.

→ Arbeitszeugnis erstellen · Leitfaden zum Arbeitszeugnis

Siehe auch: Arbeitszeugnis-Geheimcodes entschlüsselt · Kündigung des Arbeitsvertrags.