Arbeitszeugnis schreiben: Notenstufen, Zeugnissprache und die Grenzen des Zulässigen

Der Anspruch: einfaches Zeugnis, qualifiziertes Zeugnis, Zwischenzeugnis

§ 109 Abs. 1 GewO unterscheidet zwei Stufen. Das einfache Zeugnis enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Zeugnis erstreckt sich zusätzlich auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis — der Arbeitnehmer kann es verlangen, der Arbeitgeber muss es dann erteilen. In der Praxis ist das einfache Zeugnis ein Warnzeichen: Wer nach Jahren im Betrieb nur eine Tätigkeitsbescheinigung vorlegt, wird gefragt, warum.

Das Zwischenzeugnis steht nicht im Gesetz. Es folgt aus der Rücksichtnahmepflicht und setzt ein berechtigtes Interesse voraus: Vorgesetzten- oder Inhaberwechsel, Versetzung, interne Bewerbung, bevorstehende Beendigung, längere Unterbrechung. Wer eines erteilt hat, bindet sich: Das spätere Endzeugnis darf ohne sachlichen Grund nicht schlechter ausfallen.

Für Auszubildende gilt nicht § 109 GewO, sondern § 16 BBiG. Dort sind Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie die erworbenen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten Pflichtinhalt; Angaben zu Verhalten und Leistung nur auf Verlangen. Hat der Ausbildende nicht selbst ausgebildet, soll auch der Ausbilder oder die Ausbilderin unterschreiben.

Die Zufriedenheitsskala und wer welche Note beweisen muss

Die Schlussbeurteilung folgt einer Formelreihe, die die Arbeitsgerichte selbst zugrunde legen: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ steht für sehr gut, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ für gut, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ für befriedigend, „zu unserer Zufriedenheit“ für ausreichend. Entscheidend sind zwei Wörter: das „stets“ und das „vollen“. Ihr Fehlen ist die Note.

Damit ist auch die Beweislast verteilt. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden: Bescheinigt der Arbeitgeber Leistungen „zur vollen Zufriedenheit“, hat der Arbeitnehmer im Prozess die Tatsachen vorzutragen und zu beweisen, die eine bessere Schlussbeurteilung rechtfertigen sollen (BAG 18.11.2014 – 9 AZR 584/13). Der Umstand, dass in der Praxis überwiegend gute und sehr gute Zeugnisse erteilt werden, verschiebt diesen Maßstab nicht — § 109 GewO gibt keinen Anspruch auf ein gutes Zeugnis, sondern auf ein leistungsgerechtes.

Umgekehrt gilt dasselbe zulasten des Arbeitgebers: Will er unterdurchschnittlich bewerten, muss er die Tatsachen darlegen und beweisen, die das tragen. Wer ohne dokumentierte Vorfälle abwertet, verliert den Berichtigungsprozess.

Zwischen Wahrheit und Wohlwollen steht ein festes Rangverhältnis. Das Zeugnis muss wahr sein und darf zugleich das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren; wo beides kollidiert, geht die Wahrheit vor. Ein Gefälligkeitszeugnis ist kein harmloses Entgegenkommen — es kann Schadensersatzansprüche des neuen Arbeitgebers auslösen.

1. 1.Zeugnisart festlegen: einfaches Zeugnis, qualifiziertes Endzeugnis oder Zwischenzeugnis.
2. 2.Tätigkeit vollständig und konkret beschreiben — das ist der Teil, den Fachabteilungen lesen.
3. 3.Note je Beurteilungsbereich festlegen und prüfen, ob die Bereiche zueinander passen.
4. 4.Verhaltensbeurteilung in der Reihenfolge Vorgesetzte, Mitarbeitende, Kollegen, Kunden formulieren.
5. 5.Beendigungsgrund nur mit Einverständnis der beurteilten Person aufnehmen.
6. 6.Auf dem Geschäftsbogen ausfertigen, eigenhändig unterschreiben, Datum des Austritts eintragen.

Geheimzeichen sind verboten — und zwar ausdrücklich

§ 109 Abs. 2 GewO ist zweigeteilt. Satz 1 verlangt eine klare und verständliche Formulierung. Satz 2 verbietet Merkmale oder Formulierungen, die den Zweck haben, eine andere als die aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. Gemeint ist der ganze Codekatalog: „hat sich bemüht“ für ungenügende Leistung, „im Rahmen seiner Fähigkeiten“ als Abwertung, „Verständnis für die Belange der Belegschaft“ als Hinweis auf Betriebsratsarbeit, „Geselligkeit“ als Anspielung auf Alkohol.

Verboten sind auch Zeichen in der äußeren Form: Randnotizen, Ausrufezeichen, Anführungszeichen um einzelne Wörter, abweichende Schrifttypen, ein auffälliger Knick quer durch den Text. Wer unterdurchschnittlich bewerten will, muss es im Klartext tun — das ist zulässig, die Verschlüsselung ist es nicht.

Ein zweites, subtileres Problem ist das beredte Schweigen. Fehlt in einem qualifizierten Zeugnis die Verhaltensbeurteilung, fehlt in einer Aufzählung die Gruppe der Vorgesetzten, oder steht bei einer Kassiererin nichts zur Ehrlichkeit, wo sonst etwas stünde, liest der Empfänger die Lücke als Aussage. Deshalb gehört die Verhaltensbeurteilung immer in der Reihenfolge Vorgesetzte, unterstellte Mitarbeitende, Kolleginnen und Kollegen, Kunden in den Text — jede Umstellung gilt als Signal.

Ebenso wenig gehören in ein Zeugnis: Krankheitszeiten, Schwerbehinderung, Betriebsratstätigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit, Abmahnungen, Verdachtsmomente, laufende Verfahren. Elternzeit oder Pflegezeit nur, wenn sie das Arbeitsverhältnis über einen erheblichen Zeitraum tatsächlich unterbrochen haben und das Weglassen den Leser in die Irre führen würde.

Beendigungsgrund und Schlussformel: was nicht geschuldet ist

Der Beendigungsgrund gehört nur mit Einverständnis der beurteilten Person ins Zeugnis. Positiv wirkt allenfalls die Eigenkündigung; eine verhaltens- oder personenbedingte Kündigung darf gegen den Willen des Arbeitnehmers nicht erwähnt werden. Die verbreitete Wendung „im gegenseitigen Einvernehmen“ ist rechtlich unbedenklich, wird in der Personalpraxis aber als Hinweis auf einen vorangegangenen Konflikt gelesen — wer das nicht signalisieren will, lässt den Grund weg.

Auf die Schlussformel besteht kein Anspruch. Aussagen über persönliche Empfindungen des Arbeitgebers, etwa der Dank für die Zusammenarbeit, gehören nicht zum erforderlichen Inhalt eines Arbeitszeugnisses; und wer mit einer vom Arbeitgeber gewählten Schlussformel nicht einverstanden ist, kann nur ein Zeugnis ohne Schlussformel verlangen, nicht deren Ergänzung oder Umformulierung (BAG 11.12.2012 – 9 AZR 227/11). Praktisch heißt das: Man kann darum bitten, nicht darauf klagen.

Wenn die Schlussformel steht, muss sie zum Rest passen. Bedauern über das Ausscheiden neben einer schwachen Leistungsbeurteilung ist ein offener Widerspruch, und Widersprüche entwerten ein Zeugnis stärker als eine ehrliche mittlere Note.

Form: Papier, Unterschrift — und was sich 2025 geändert hat

§ 109 Abs. 1 Satz 1 GewO verlangt ein schriftliches Zeugnis, also Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Eine eingescannte oder faksimilierte Unterschrift genügt nicht. Verwendet das Unternehmen im Geschäftsverkehr üblicherweise Firmenbögen, ist das Zeugnis nur ordnungsgemäß erteilt, wenn es auf einem solchen Bogen ausgestellt ist (BAG 03.03.1993 – 5 AZR 182/92). Unterschreiben sollte eine ranghöhere oder personalverantwortliche Person; eine Unterschrift von gleicher oder niedrigerer Ebene entwertet den Inhalt.

Neu seit dem 1. Januar 2025: Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat § 109 Abs. 3 GewO umgedreht. Früher hieß es dort, die Erteilung in elektronischer Form sei ausgeschlossen. Heute gilt: „Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden.“ Parallel wurde § 630 Satz 3 BGB geändert; für das Ausbildungszeugnis gilt dasselbe, § 16 Abs. 1 Satz 2 BBiG lässt die elektronische Form mit Einwilligung der Auszubildenden zu. Wer noch liest, ein digitales Zeugnis sei verboten, liest eine überholte Fassung.

Zwei Bedingungen bleiben. Erstens die Einwilligung der beurteilten Person — ohne sie ist Papier zu erteilen. Zweitens die elektronische Form im Sinne des § 126a BGB, also eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein per E-Mail versandtes PDF, eingescannt oder mit eingefügtem Unterschriftsbild, ist keine elektronische Form und erfüllt den Anspruch nicht.

Das Ausstellungsdatum ist üblicherweise der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses. Ein deutlich späteres Datum liest sich als Hinweis auf einen Streit über das Zeugnis; wird ein Zeugnis nachträglich berichtigt, behält es deshalb das ursprüngliche Datum. Bei elektronischer Signatur ist der Zeitpunkt technisch sichtbar — für Nachberichtigungen ist Papier der sichere Weg.

Wenn das Zeugnis fehlt oder zu schlecht ausfällt

Der Anspruch entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und ist unverzüglich zu erfüllen. Das Zeugnis darf nicht als Druckmittel zurückgehalten werden — etwa bis zur Rückgabe von Arbeitsmitteln oder bis zur Unterzeichnung einer Ausgleichsquittung. Scheitert eine Bewerbung an der Verzögerung, kommt Schadensersatz in Betracht.

Der erste Schritt ist eine schriftliche Aufforderung mit Frist. Bleibt sie erfolglos, wird der Anspruch vor dem Arbeitsgericht durchgesetzt — auf Erteilung, auf Berichtigung einzelner Formulierungen oder auf Anhebung der Note. Der Streitwert ist gering, das Verfahren erster Instanz kennt keine Erstattung der gegnerischen Anwaltskosten.

Zwei Fristen sind zu beachten: tarif- oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen können den Anspruch binnen weniger Monate verfallen lassen, und ein sehr spät geltend gemachter Zeugnisanspruch kann verwirkt sein. Wer sein Zeugnis will, fordert es zeitnah und schriftlich an.

Ein eigener Formulierungsvorschlag ist dabei üblich und zulässig — viele Arbeitgeber übernehmen ihn weitgehend, weil er Arbeit spart. Was nicht geht: ein Schriftstück herstellen, das aussieht, als habe der Arbeitgeber es bereits ausgestellt und unterschrieben. Das ist keine Grauzone, sondern Urkundenfälschung nach § 267 StGB. Ein Entwurf bleibt ein Entwurf, bis der Arbeitgeber unterschreibt.