Arbeitszeugnis selbst schreiben: erlaubt, üblich — und wo die Grenze liegt

Wenn der Arbeitgeber Sie bittet, Ihr Arbeitszeugnis selbst zu schreiben, ist das zulässig und in der Praxis üblich — viele Arbeitgeber übernehmen den Entwurf weitgehend, weil er ihnen Arbeit spart. Sie liefern einen Formulierungsvorschlag; ausgestellt wird das Zeugnis vom Arbeitgeber, der es prüft, datiert und unterschreibt. Ein Schriftstück herzustellen, das bereits ausgestellt aussieht, ist dagegen Urkundenfälschung (§ 267 StGB).

Die Grenze in einem Satz

Ein Entwurf ist ein Text. Ein Zeugnis ist eine Urkunde, die eine Erklärung des Arbeitgebers verkörpert. Der Unterschied liegt nicht im Inhalt, sondern in vier Elementen: Briefkopf des Unternehmens, Ausstellungsort, Ausstellungsdatum und Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person.

Solange diese vier Elemente fehlen oder erkennbar als Platzhalter markiert sind, schreiben Sie einen Vorschlag. Sobald Sie sie einsetzen — auch „nur zur Ansicht“, auch mit einer eingefügten Unterschriftsgrafik —, stellen Sie eine unechte Urkunde her. § 267 Abs. 1 StGB stellt darauf Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe; der Versuch ist strafbar.

Praktische Konsequenz für den Entwurf: Kein Firmenbogen, kein Datum, keine Unterschrift, kein Firmenlogo. Schicken Sie den Text als Word- oder PDF-Entwurf mit sichtbarem Platzhalter — „[Briefkopf des Arbeitgebers]“, „[Ort und Datum]“, „[Unterschrift]“.

Warum Arbeitgeber fragen — und warum das Ihre Chance ist

Zeugnisse schreiben ist unbeliebt, zeitaufwendig und haftungsträchtig. Wer den Entwurf liefert, bestimmt in der Regel den Aufbau, die Tätigkeitsbeschreibung und die Reihenfolge — also genau die Teile, die Fachabteilungen tatsächlich lesen.

Was Sie nicht bestimmen, ist die Note. Der Arbeitgeber kann sie korrigieren, und rechtlich ist der Maßstab nicht Ihr Wunsch, sondern Ihre Leistung: § 109 GewO gibt keinen Anspruch auf ein gutes Zeugnis, sondern auf ein leistungsgerechtes. Wer eine bessere Schlussbeurteilung als „zur vollen Zufriedenheit“ durchsetzen will, muss die Tatsachen dafür vortragen und beweisen (BAG 18.11.2014 – 9 AZR 584/13, Rechtsprechung).

Deshalb der wichtigste Rat zum Entwurf: untermauern statt behaupten. Konkrete Projekte, Zahlen, Verantwortungsumfang, Zertifizierungen. Ein Entwurf mit Note 1 ohne einen einzigen belegbaren Erfolg wird gestrichen.

Der Aufbau, in dieser Reihenfolge

1. Überschrift — „Arbeitszeugnis“, beim Zwischenzeugnis „Zwischenzeugnis“.
2. Einleitung — Name, Geburtsdatum ist optional, Eintritts- und Austrittsdatum, Position. Beim Zwischenzeugnis im Präsens.
3. Unternehmensbeschreibung — ein bis zwei Sätze, damit der Leser die Tätigkeit einordnen kann.
4. Tätigkeitsbeschreibung — der längste Abschnitt. Aufgaben nach Wichtigkeit geordnet, nicht chronologisch. Positionswechsel und Beförderungen gehören hierher.
5. Besondere Kenntnisse und Erfolge — Systeme, Sprachen, Projekte, Kennzahlen.
6. Leistungsbeurteilung — Leistungsbereitschaft, Befähigung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, gegebenenfalls Führungsleistung.
7. Zusammenfassende Beurteilung — der Satz mit der Note.
8. Verhaltensbeurteilung — in der Reihenfolge Vorgesetzte, unterstellte Mitarbeitende, Kolleginnen und Kollegen, Kunden.
9. Beendigungsformel — Beendigungsgrund nur, wenn Sie ihn selbst wollen.
10. Schlussformel — Dank, Bedauern, Zukunftswünsche.

Zu Punkt 10 eine oft übersehene Einschränkung: Auf die Schlussformel besteht kein Anspruch. Sind Sie mit einer vom Arbeitgeber gewählten Schlussformel nicht einverstanden, können Sie nur ein Zeugnis ohne Schlussformel verlangen, nicht deren Umformulierung (BAG 11.12.2012 – 9 AZR 227/11, Rechtsprechung). Vorschlagen dürfen Sie sie natürlich.

Fehler, die im Entwurf teuer werden

• Unfreiwillige Codes. „Er bemühte sich stets“, „im Rahmen ihrer Fähigkeiten“, ein Lob für Pünktlichkeit — Formulierungen, die freundlich klingen und das Gegenteil bedeuten. Der Codekatalog zeigt die verbreiteten.
• Widersprüchliche Noten. Leistungsbeurteilung 1 und Sozialverhalten 3 fällt stärker auf als jede einzelne Note — und wirkt gegen Sie.
• Erfundene Aufgaben. Ein Zeugnis muss wahr sein. Eine Aufgabe, die Sie nie hatten, fällt spätestens im Vorstellungsgespräch auf.
• Angaben, die nicht hineingehören. Krankheitszeiten, Betriebsratsarbeit, Elternzeit, Schwerbehinderung. Auch dann nicht, wenn Sie selbst sie erwähnen wollen — Betriebsratstätigkeit etwa nur auf ausdrücklichen eigenen Wunsch.
• Ein Ausstellungsdatum weit nach dem Austritt. Es liest sich als Hinweis auf einen Streit über das Zeugnis. Üblich ist der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses.

Wenn der Arbeitgeber den Entwurf ändert

Er darf das. Das Zeugnis ist seine Erklärung, nicht Ihre. Weicht die Fassung inhaltlich ab und halten Sie sie für unrichtig, greift der Berichtigungsanspruch — dazu Arbeitszeugnis berichtigen lassen.

Ein Punkt lohnt den Hinweis: Haben Sie zuvor ein Zwischenzeugnis erhalten, bindet dieses den Arbeitgeber. Ohne sachlichen Grund darf das spätere Endzeugnis nicht schlechter ausfallen. Legen Sie es dem Entwurf bei.

Entwurf erstellen

Unser Generator kennt beide Perspektiven: Sie können das Zeugnis als Arbeitgeber schreiben oder als beurteilte Person einen Formulierungsvorschlag machen. Er baut die Abschnitte in der oben genannten Reihenfolge auf, setzt die gewählte Note in die zugehörige Formulierung um und prüft Ihre Freitexte auf verdeckte Zeichen nach § 109 Abs. 2 Satz 2 GewO.

Die rote Linie ist in das Dokument selbst eingebaut: Ausgegeben wird ein Entwurf ohne Briefkopf, ohne Datum und ohne Unterschrift, überschrieben mit einem Hinweis, dass es sich noch nicht um ein Zeugnis handelt. Ausstellungsort, Datum und Unterschrift stehen getrennt davon als das, was der Arbeitgeber bei der Ausfertigung einzusetzen hat. Wir simulieren keine Ausstellung.

→ Arbeitszeugnis erstellen · Leitfaden zum Arbeitszeugnis

Siehe auch: § 109 GewO — der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.