Nebenkostenabrechnung prüfen und Widerspruch einlegen

Zuerst die Fristen rechnen

Für das Abrechnungsjahr bis zum 31. Dezember läuft die Abrechnungsfrist bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Kommt die Abrechnung später und fordert eine Nachzahlung, muss diese nicht gezahlt werden — ein ausgewiesenes Guthaben bleibt davon unberührt und ist auszuzahlen.

Die eigene Einwendungsfrist läuft zwölf Monate ab Zugang. Maßgeblich ist, wann die Abrechnung angekommen ist, nicht das Datum auf dem Schreiben. Wer die Frist verstreichen lässt, verliert auch inhaltlich berechtigte Einwendungen.

Die zehn Punkte, an denen Abrechnungen scheitern

Formelle Mindestangaben: Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel, Berechnung des eigenen Anteils, Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt davon etwas, ist die Abrechnung formell fehlerhaft und die Nachforderung nicht fällig.

Nicht umlagefähige Positionen außerhalb des Katalogs des § 2 BetrKV; Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV); Verwaltungskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV), auch wenn sie als Verwaltergebühr oder Kontoführung auftauchen.

Falscher Umlageschlüssel: maßgeblich ist der Mietvertrag, hilfsweise die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB); erfasster Verbrauch ist verbrauchsabhängig zu verteilen. Heizkosten, die entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurden, berechtigen zur Kürzung des eigenen Anteils um 15 Prozent (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Leerstandskosten trägt der Vermieter. Der CO2-Kostenanteil des Vermieters nach dem Stufenmodell des CO2KostAufG muss seit 2023 abgezogen sein. Und abgerechnet wird nach der vertraglich vereinbarten Wohnfläche.

1. 1.Zugangsdatum notieren und beide Zwölfmonatsfristen ausrechnen.
2. 2.Die vier Mindestangaben suchen — fehlt eine, ist die Nachforderung nicht fällig.
3. 3.Positionen mit dem Katalog des § 2 BetrKV abgleichen und Instandhaltung sowie Verwaltung streichen.
4. 4.Verteilerschlüssel mit dem Mietvertrag vergleichen und die Heizkostenabrechnung auf Verbrauchserfassung prüfen.
5. 5.Belegeinsicht verlangen und zwei Terminvorschläge erbitten.
6. 6.Schriftlich widersprechen, Frist setzen und nachweisbar zustellen.

Belegeinsicht: Einsicht, nicht Kopienversand

Der Anspruch aus § 259 BGB richtet sich auf Einsicht in die Originalbelege beim Vermieter oder der Verwaltung — Rechnungen, Verträge, Verbrauchserfassungen, Zahlungsnachweise. Ein Anspruch auf Übersendung von Kopien besteht grundsätzlich nicht; er kommt nur in Betracht, wenn die Einsicht vor Ort unzumutbar ist, etwa bei großer Entfernung.

Bis die Einsicht gewährt ist, besteht ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachzahlung. Wer Einsicht verlangt, sollte deshalb um konkrete Termine bitten und die Frist mitlaufen lassen.

Zahlen oder zurückbehalten

Die Zahlung unter Vorbehalt der Rückforderung ist der sichere Weg: Sie ist kein Anerkenntnis, sie erhält den Rückforderungsanspruch und sie vermeidet jeden Zahlungsverzug.

Zurückbehaltung ist zulässig, solange die Abrechnung formell fehlerhaft ist oder die Belegeinsicht verweigert wird. Ist die Abrechnung im Übrigen ordnungsgemäß, gerät man mit der unstreitigen Summe in Verzug — und Zahlungsverzug ist im Mietrecht der teuerste Fehler.

Rückforderungsansprüche wegen überzahlter Nebenkosten verjähren in drei Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB).